PERSONVERNERKLÆRING

Hvem er ansvarlig for dine personopplysninger?

Bilia JLR Import Norway AS, org.nr. 931 752 367, med adresse Oksenøveien 10, 1366 Lysaker og telefonnummer +46 (0)10 497 96 58, er behandlingsansvarlig for håndteringen av opplysningene dine i henhold til denne erklæringen.

Behandlede personopplysninger, formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger du selv har gitt til oss, som vi har samlet inn fra deg når du bruker våre tjenester, eller som vi har mottatt fra tredjepart.

Behandling som er nødvendig for å oppfylle en avtale eller for å iverksette tiltak før avtale

• Reservasjon av kjøretøy: Vi behandler opplysninger om navn, kontaktinformasjon og kortnummer for å administrere reservasjonen.
• Reklamasjoner, krav, kampanjer, tilbakekallinger og garantiærender: Vi behandler navn, kontaktopplysninger, kundenummer, kjøretøyets registreringsnummer, chassinummer og relevant kjøretøyinformasjon for å kunne håndtere slike saker.

Behandling basert på vår berettigede interesse (interesseavveining)

• Henvendelser via vår nettside: Vi behandler navn, kontaktinformasjon og kommentarer for å håndtere spørsmål du sender inn via nettskjemaer og chat-funksjoner. Henvendelser kan gjelde prøvekjøring, tilbud, kontakt og brosjyrer, eller bestilling av tjenester. Vår berettigede interesse er å kunne kommunisere med deg og håndtere henvendelsen din.
• Henvendelser/påmeldinger til arrangement: Når du registrerer en forespørsel eller melder deg på et arrangement via online-skjema eller chatfunksjon på nettsiden vår, behandler vi navn, kontaktopplysninger og kommentarer for å håndtere saken din. Din forespørsel kan gjelde prøvekjøring, tilbud, kontakt og brosjyrer, bestilling av service eller påmelding til et arrangement. Vår berettigede interesse er å kommunisere med deg og håndtere saken din.
• Produkt- og tjenesteforbedring: Vi kan i enkelte tilfeller bruke personopplysninger for å utvikle og forbedre våre produkter, tjenester, applikasjoner, tekniske systemer og IT-infrastruktur, samt gjennomføre tester. Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse i å kunne oppdatere systemene våre, sørge for at du kan besøke nettsiden vår, og forstå hvordan du som kunde opplever våre produkter slik at vi kan forbedre eksisterende tjenester og utvikle nye.
• Sosiale medier: Vi er aktive på flere plattformer, inkludert Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube og LinkedIn. Vi bruker disse kanalene for å informere om virksomheten og produktene våre, interagere og kommunisere med brukere, målrette markedsføring, vise annonser og samle statistikk. I tillegg bruker vi sosiale medier til rekruttering. Vi er kun ansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er knyttet til våre kontoer. Vår berettigede interesse er å levere målgruppetilpasset markedsføring, publisere innhold og informasjon på våre kontoer, samt kommunisere med brukere. Se hver plattforms personvernerklæring for informasjon om deres behandling av personopplysninger.

Behandling basert på samtykke

• Markedsføring og nyhetsbrev: Navn og kontaktinformasjon brukes til å sende deg markedsføring om biler, tilbehør og vedlikehold, samt finansiering og forsikring, inkludert nyhetsbrev via e-post eller SMS.
• Personlig tilpasset annonsering: Vi kan behandle navn og kontaktinformasjon som grunnlag for å vise deg personlige budskap og annonser på andre nettsteder og sosiale medieplattformer, og for å måle effekten av kampanjene våre.

Behandling for å oppfylle rettslige forpliktelser

Vi behandler også personopplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle gjeldende lovgivning, myndighetsvedtak og andre rettslige forpliktelser som påhviler relevante selskaper i Bilia-konsernet. For eksempel lagrer vi opplysninger om din avtale med oss i den grad det er nødvendig for å oppfylle bokføringslovens krav.

Hvem kan få tilgang til personopplysningene dine?

I utgangspunktet behandles opplysningene dine bare av relevante selskaper i Bilia-konsernet samt av konsernets interne IT-selskap, Motorit AB. Når vi deler opplysninger med et relevant selskap i konsernet, er selskapet i de fleste tilfeller databehandler for oss, og behandler opplysninger på våre vegne. For eksempel deler vi opplysninger med Bilia AB som håndterer markedskommunikasjon på våre vegne. Vi deler også opplysninger med andre databehandlere, for eksempel leverandører av datalagring eller annen datahåndtering, betalingstjenester, distribusjon av varer eller informasjon, trykk, markedsføring eller analyser. Databehandlere har ikke selvstendig rett til å bruke personopplysninger, og vi inngår databehandleravtaler med dem.

Som hovedregel behandles personopplysninger kun innenfor EU/EØS. Dersom opplysninger behandles utenfor EU/EØS, sikrer vi dine rettigheter gjennom egnede overføringsgrunnlag i henhold til personvernforordningen (GDPR), for eksempel EU-godkjente standardbestemmelser eller overføring til land med tilstrekkelig beskyttelsesnivå. Overføring utenfor EU/EØS kan også skje dersom du uttrykkelig har samtykket til dette, eller dersom overføringen er nødvendig for å oppfylle en avtale mellom deg og Bilia eller for å gjennomføre tiltak før slik avtale på din anmodning.

Dersom du har samtykket, kan vi dele navn og kontaktopplysninger med tredjepartsleverandører som Google og Meta.

Utlevering til andre behandlingsansvarlige

• Kjøretøyprodusent: Vi kan utlevere kontaktinformasjon og kjøretøyinformasjon til produsenten, primært for å håndtere tilbakekallinger og garantisaker, men også for å gjennomføre kundeundersøkelser.
• Autorisert nettverk: Vi kan utlevere opplysninger om kjøretøyet til andre aktører i produsentens autoriserte nettverk for å muliggjøre tjenester som verkstedtjenester, prøvekjøring og timebestilling.
• Autorisert forhandlere i Norge: Dersom du har samtykket, kan vi dele navn og kontaktinformasjon med våre autoriserte forhandlere, som da kan sende deg markedsføring. Les mer i den enkelte aktørs personvernerklæring.

For å gi deg en bedre kundeopplevelse kan vi også dele personopplysninger med andre selskaper i Bilia-konsernet.

Lagringstid – hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Reservasjon av kjøretøy: lagres mens reservasjonen er aktiv og deretter i 3 måneder.
• Reklamasjoner/krav/kampanjer/tilbakekallinger/garanti: Vi behandler navn, kontaktopplysninger, kjøretøyets registreringsnummer, opplysninger om kjøpet, gjennomførte feilsøkinger og hvilket arbeid som er utført, samt hvilke deler/produkter som er reparert, byttet eller installert i tre år fra kjøps-/service-/reparasjonsdatoen, eller så lenge garantiansvaret gjelder.
• Samtykkebasert behandling: lagres inntil du trekker samtykket tilbake.
• Forespørsler via nettside: lagres i tre måneder.
• Forespørsler/påmeldinger til arrangement via nettside: lagres i maksimalt tre måneder etter at saken er avsluttet.
• Chat: lagres i 12 måneder.
• Telefonsamtaler (dersom opptak ikke er avslått): lagres i tre måneder.
• Opplysninger kan lagres lenger: når dette kreves etter lov, forskrift eller myndighetsvedtak.

Dine rettigheter

• Rett til informasjon: du har rett til å bli informert om hvordan vi behandler personopplysninger.
• Rett til å klage: dersom du er uenig i vår behandling, kan du klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no).
• Rett til å trekke samtykke: du kan når som helst trekke hele eller deler av et samtykke. Tilbaketrekkingen påvirker ikke lovligheten av tidligere behandling.
• Rett til å protestere: du kan protestere mot behandling for markedsføring og profilering, eller mot behandling basert på berettiget interesse.
• Rett til innsyn: du kan be om informasjon om hvilke opplysninger vi behandler om deg og få kopi.
• Rett til retting: du kan få uriktige opplysninger rettet og be oss komplettere ufullstendige opplysninger.
• Rett til sletting: du kan be om sletting når vilkårene er oppfylt. Vi kan likevel måtte lagre opplysninger for å oppfylle avtale eller lovpålagte krav.
• Rett til begrensning: i visse situasjoner kan du be om begrensning av behandlingen, for eksempel når opplysninger bestrides.
• Rett til dataportabilitet: når behandling skjer på grunnlag av samtykke eller avtale, kan du få utlevert opplysningene i et strukturert, maskinlesbart format.

Kontaktinformasjon

Brev: Bilia Kundesenter, c/o Bilia Risløkka, Kabelgata 29, 0580 Oslo
E-post: [email protected]
Telefon: 915 08555 (oppgi at du ønsker å snakke med vårt personvernombud)